Le Management Visuel s’est imposé au début des années 90 grâce au Lean Management, issu du système de production de Toyota.
Pratiqué dans une grande salle appelée Obeya ou oObeya, le Management Visuel offre à chaque équipe un lieu et un dispositif pour partager et examiner les projets, les idées, les problèmes, les processus et les objectifs clés sur une base régulière et fréquente.
L’Obeya est construite par l’équipe et pour l’équipe. C’est un lieu unique composé de tableaux blancs enrichis par des post-its écrits à la main, des stickers et d’autres éléments en papier. Ces éléments visuels simples sont utilisés pour la planification, la cartographie de la chaîne de valeur, le kanban, la gestion des actions, la résolution de problèmes, les tableaux de bord, la mise en valeur de l’esprit d’équipe ou encore la planification des congés. Ce hub de communication permet des interactions et des décisions participatives rapides. C’est un lieu où les équipes peuvent partager leurs retours sur les activités commerciales, faciliter l’amélioration continue et accroître l’intelligence collective.
L’Obeya, aussi appelée espace de travail collaboratif visuel, n’est que la partie visible d’un Système de Management Visuel.
Tout comme les neurones sont connectés pour former le système cérébral (le connectome), un réseau d’Obeyas est intégré et synchronisé pour former un véritable Système de Management Visuel, autrement dit des espaces de travail d’équipe interconnectés à différents niveaux de l’organisation.
Un Système de Management Visuel relie visuellement toutes les strates d’une organisation, encapsulant les équipes, les managers et les dirigeants dans un moteur humain unique, puissant, polyvalent et durable, adapté à notre monde VUCA.
Les piliers de tout système de Management pour une organisation sont basés sur une forte culture centrée sur l’humain, dans le but d’améliorer continuellement les performances et l’agilité de l’entreprise, et de renforcer sa résilience.
Un système de Management Visuel est construit sur 2 dynamiques de principe :
Ces informations sont partagées avec l’échelon hiérarchique suivant, au cours de réunions régulières (souvent quotidiennes dans le secteur de la fabrication ou hebdomadaires dans le secteur du développement de produits. C’est ainsi que le Système de Management Visuel consolide l’état d’avancement du projet, les problèmes remontés et les indicateurs clés de performance des niveaux inférieurs et transversaux ; tout en offrant une visibilité globale à la direction supérieure.
Le Système de Management Visuel fonctionne en répétant cette routine de suivi et d’amélioration continue à différents niveaux de l’organisation à l’occasion de réunions régulières et structurées. Ces réunions sont souvent appelées “rituels” chez les experts Lean et “cérémonies” dans le monde Agile.
Certains systèmes de Manufacturing Excellence peuvent comporter 5 à 6 niveaux, entre l’atelier et la direction. Les systèmes Agile comme SAFe® (the Scaled Agile Framework®) ou LeSS sont conçus, de leurs côtés, avec 3 à 5 niveaux en fonction de la taille de l’organisation qui gère les release train.
Tous ces systèmes nécessitent un soutien fort de l’exécutif et une confiance en ce nouveau mode de management basé sur la transparence et la responsabilité. Les managers agissent comme des facilitateurs ou des coachs plutôt que de diriger ou de contrôler les activités.
On parle de “pyramide inversée” car le système fonctionne en délégant de manière importante aux équipes opérationnelles qui seront dorénavant actrices du pilotage et du succès de l’organisation.
Le Management Visuel aligne et connecte globalement l’ensemble de l’organisation grâce à un réseau de cockpits visuels (Obeyas) autonomes, intégrés et synchronisés. Ils doivent aussi être conçus avec le bon niveau de granularité (KPIs, résolution de problèmes, suivi de projets) pour chaque équipe et mis à jour lors de réunions régulières et coordonnées.
La digitalisation des Obeyas et des différents flux de travail collaboratifs intégrés dans un système de Management Visuel, tels que la cascade et la remontée des informations, permet aussi d’optimiser les réunions régulières des équipes distribuées, de manière ininterrompue pour déployer des standards et accélérer le cycle d’amélioration continue.
D’un point de vue stratégique, un Système de Management Visuel Digital est un catalyseur pour le changement culturel et un outil clé pour booster la transformation de l’industrie 4.0, l’Agilité à l’échelle ou le management de projets Lean.
Paradoxalement, la digitalisation – rejetée pendant des années pour avoir dénaturé les pratiques Lean et Agiles – est devenue un incontournable pour l’avenir du Management Visuel dans notre nouveau monde hybride. Certains praticiens et pionniers ont ouvert la voie, maintenant la question pour toute organisation importante et complexe, est plutôt de savoir à quel moment elle adoptera un Système Digital de Management Visuel pour ses pratiques Lean ou Agiles, et quelle solution lui permettra de digitaliser son système tout en préservant une dimension humaine ?
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